En construcción se quiebra más gente por caja que por margen. Una obra puede tener un presupuesto sano y una utilidad real del 12 %, y aun así dejarte sin plata para la nómina del viernes: la utilidad se reconoce en el papel, pero el cemento se paga hoy y el acta te la pagan en 60 días. El flujo de caja no es un informe contable: es saber, semana por semana, si la plata que entra alcanza para la que tiene que salir. Esta guía recorre las piezas propias del sector —anticipo, actas, retegarantía, cartera— y cómo armar la proyección que las junta.
El desfase estructural: gastas hoy, cobras en dos meses #
El ciclo de caja de una constructora es asimétrico por diseño. Las salidas son rígidas y frecuentes: nómina cada quincena o cada semana si pagas jornal, PILA en los primeros días hábiles del mes, proveedores a 30 días si negociaste bien, subcontratistas a cada corte. Las entradas son lentas y condicionadas: ejecutas el mes, cortas el acta, la aprueba la interventoría o el cliente, facturas, y el pago llega 30, 60 o 90 días después. Entre que compras el hierro y cobras el acta donde ese hierro quedó fundido pueden pasar tres o cuatro meses: ese hueco lo financia tu caja.
Por eso crecer, que suena a buena noticia, es el momento más peligroso: cada obra nueva abre su propio hueco de capital de trabajo antes de devolver un peso. Dos obras nuevas al tiempo, con la caja de una, es la receta clásica de la constructora que quebró «yendo bien».
El anticipo: combustible de arranque, no utilidad #
El anticipo —usualmente entre el 20 y el 50 % del valor del contrato, según lo pactado— existe para financiar el arranque: campamento, primeras compras de materiales, movilización. Dos cosas lo definen. Primera: no es ingreso tuyo, es plata del contrato que se va devolviendo vía amortización: de cada acta que cobres se descuenta la proporción pactada hasta amortizarlo completo. Segunda: en contratos estatales de obra el anticipo ni siquiera pasa por tu caja libre —la Ley 1474 de 2011 exige manejarlo en fiducia o patrimonio autónomo, con plan de inversión aprobado—.
Importante:El error mortal con el anticipo es usarlo para tapar el hueco de otra obra. Cuando llegue la mitad del contrato, cada acta entrará ya recortada por la amortización, la obra que se gastó su anticipo no tendrá con qué comprar, y la otra seguirá pidiendo. Si en tu flujo de caja el anticipo aparece como «ingreso» y no como un pasivo que se amortiza, ya empezó el problema.
Actas parciales: la carrera entre el corte y el pago #
El acta parcial es el corazón del cobro: el corte periódico de cantidades ejecutadas, valorado a los precios del contrato. Del acta al banco hay una cadena con tiempos propios, y cada eslabón que se alarga es caja que pones tú:
- Corte y presentación: si el acta del mes se presenta el 15 del mes siguiente porque las cantidades no estaban listas, ya regalaste dos semanas. El corte debe salir de la medición de obra, no reconstruirse a fin de mes.
- Aprobación de interventoría o supervisión: las observaciones devuelven el acta y el reloj arranca de cero. Un acta bien soportada —memorias de cálculo, bitácora, registro fotográfico— se aprueba a la primera.
- Facturación y radicación: el plazo de pago del contrato suele correr desde la radicación correcta de la factura, no desde el corte. Radicar tarde o con errores es autoprestarse a 30 días más.
- Pago: a los 30, 60 o 90 días pactados. Y el valor que llega no es el del acta: viene descontada la amortización del anticipo, la retegarantía y las retenciones tributarias (retefuente, y reteica y reteiva según el caso).
La retegarantía merece renglón propio: es el porcentaje de cada acta —usualmente entre el 5 y el 10 %, según el contrato— que el cliente retiene como respaldo y solo devuelve con el recibo final o la liquidación del contrato. Es plata tuya que vas a ver meses o años después: llévala en una cuenta de control por contrato, prevista en el flujo con fecha realista, y persíguela activamente en la liquidación. En muchas constructoras pequeñas la retegarantía acumulada de tres contratos equivale a la utilidad de uno completo, olvidada en un cajón.
Cartera: el acta cobrada a medias no es plata #
Entre el acta aprobada y el pago vive la cartera, y con ella dos disciplinas simples. Primero: registra las fechas reales de cada eslabón —corte, aprobación, radicación, vencimiento, pago— para saber cuántos días de cartera te está costando cada cliente de verdad, no en el papel. Segundo: persigue antes del vencimiento, no después; la llamada de la semana previa («¿la factura 1043 está programada para el pago del 30?») cuesta cinco minutos y detecta el «se te devolvió por un error en la factura» a tiempo. Ten presente además que facturar tiene efectos fiscales propios: según el tipo de contrato, el IVA y la retención se causan con la factura aunque el pago llegue meses después —cuadra ese calendario con tu contador para que los impuestos del acta no te venzan antes que el acta misma.
La proyección semanal de 13 semanas #
La herramienta estándar para dejar de manejar la caja a punta de sustos es la proyección rodante de 13 semanas: un trimestre hacia adelante, semana por semana, actualizada cada viernes. Es lo suficientemente larga para ver venir el hueco con tiempo de reaccionar —negociar un plazo, acelerar un acta, aplazar una compra— y lo suficientemente corta para ser concreta:
| Fila | Qué va | Regla |
|---|---|---|
| Saldo inicial | Caja y bancos al arranque de la semana | El real del banco, no el contable |
| Entradas | Actas y facturas por cobrar, anticipos por legalizar | Con fecha probable de pago, no de vencimiento |
| Salidas fijas | Nómina, PILA, arriendos, cuotas de crédito, impuestos | Inamovibles: se programan primero |
| Salidas variables | Proveedores, subcontratistas, compras programadas | Desde órdenes de compra y cortes reales |
| Saldo final | Inicial + entradas − salidas | Si da negativo en la semana 9, hoy es el día de actuar |
- Sé pesimista con las entradas y realista con las salidas: el acta «que seguro pagan esta semana» lleva tres semanas siendo segura. Proyecta con el comportamiento histórico de cada cliente.
- Separa la caja por obra, así el banco sea uno solo: cada obra con sus entradas y salidas te muestra cuál financia a cuál. Es la única forma de ver que la obra B lleva cuatro meses viviendo del anticipo de la C.
- Nómina y PILA se programan primero y no se negocian: pagar seguridad social tarde genera intereses y te deja descubierto frente a un accidente; pagar la nómina tarde te cuesta la cuadrilla.
- Actualiza cada viernes contra lo que realmente pasó: una proyección de hace un mes no es una proyección, es un recuerdo.
La caja conectada con la obra #
El flujo de caja de una constructora no se arma en un Excel aparte: los datos ya existen en la operación. En AlíaCorp las actas y facturas por cobrar traen sus fechas y descuentos —amortización, retegarantía, retenciones—, las órdenes de compra y los cortes de subcontrato alimentan las salidas comprometidas, y la nómina y las obligaciones fijas ponen el piso de cada quincena. El módulo financiero junta esas piezas por obra y consolidado, para que el viernes revises la proyección en lugar de reconstruirla.