La información exógena —los «medios magnéticos»— es el reporte anual con el que le cuentas a la DIAN, tercero por tercero, a quién le pagaste, quién te pagó, qué retuviste y qué te retuvieron. No es una declaración: es la materia prima con la que la DIAN cruza las declaraciones tuyas y las de tus proveedores, clientes y empleados. Si tu exógena no cuadra con tu declaración de renta, con la facturación electrónica o con lo que reportaron los demás, el requerimiento llega solo. La buena noticia: si la información nace bien durante el año, el reporte de abril es un trámite y no un trauma.
Quiénes están obligados #
La DIAN expide cada año una resolución que fija obligados, formatos, topes y plazos del año gravable. Los criterios se han mantenido estables: reportan las personas jurídicas que superen el tope de ingresos brutos fijado por la resolución (en los últimos años, 100 millones de pesos), y quienes hayan practicado retenciones en la fuente, entre otros grupos. Traducción práctica: una constructora constituida como SAS que opera de verdad casi siempre queda obligada. Confirma cada año contra la resolución vigente del año gravable que vas a reportar —los topes y formatos pueden ajustarse—, y no asumas que por ser pequeña te salvas.
Los formatos que casi siempre aplican a una constructora #
| Formato | Qué reporta | Traducción a tu operación |
|---|---|---|
| 1001 | Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas | Todo lo que pagaste: proveedores de materiales, subcontratistas, honorarios, arriendos, servicios |
| 1003 | Retenciones que te practicaron | Lo que tus clientes te retuvieron al pagarte actas y facturas |
| 1005 / 1006 | IVA descontable / IVA generado | El IVA de tus compras y el de tus ventas, tercero por tercero |
| 1007 | Ingresos recibidos | Tus ventas del año por cliente |
| 1008 | Cuentas por cobrar a 31 de diciembre | Actas y facturas que te debían al cierre |
| 1009 | Cuentas por pagar a 31 de diciembre | Lo que debías a proveedores y subcontratistas al cierre |
| 2276 | Pagos de rentas de trabajo | Nómina: lo pagado a cada empleado, con aportes y retenciones |
| 1010 / 1012 | Socios y accionistas / saldos de cuentas | Composición accionaria y saldos bancarios e inversiones |
Cada pago del 1001 va con un concepto (compras, honorarios, servicios, arriendos…) y cada tercero con su identificación completa. Ahí es donde una constructora, con cientos de proveedores chicos y compras de urgencia, acumula los errores todo el año.
Los detalles que hacen doler en construcción #
- Terceros mal creados: NIT sin dígito de verificación, razón social vieja, dirección inventada. Si el proveedor no entrega RUT al crearse, en marzo alguien va a perseguir 200 RUT por WhatsApp.
- Cuantías menores: los pagos pequeños que no superan el tope por tercero se agrupan bajo el NIT genérico 222222222. Úsalo para lo que es —compras de ferretería de 30.000 pesos— y no como bolsa para esconder terceros mal identificados: el abuso es bandera roja.
- Conceptos del 1001 mal mapeados: el subcontratista de mampostería es servicio, no compra; el maestro con contrato de prestación es honorario. Definir el concepto al registrar el gasto —no al final— es la diferencia entre exportar y reclasificar.
- Anticipos a proveedores y subcontratistas: el anticipo no es costo hasta que se legaliza con factura o acta. Reportarlo mal infla el 1001 y descuadra las cuentas por pagar del 1009.
- Consorcios y uniones temporales: tienen reglas propias de reporte entre el consorcio y los consorciados. Si ejecutas obra en consorcio, define desde el inicio del contrato quién reporta qué, o ambos terminarán reportando lo mismo (o nadie).
- AIU en contratos de construcción: la base gravable especial afecta el IVA que reportas en 1005/1006; asegúrate de que tu contabilidad separe correctamente administración, imprevistos y utilidad.
Qué pasa si reportas mal o tarde #
El artículo 651 del Estatuto Tributario sanciona con el 1 % de las sumas no suministradas, el 0,7 % de las suministradas con errores y el 0,5 % de las extemporáneas, con tope de 7.500 UVT. Hay reducciones importantes si corriges antes de que la DIAN te notifique: por eso vale más un reporte a tiempo con una corrección voluntaria que un reporte «perfecto» que nunca sale. Y el costo real suele ser otro: una exógena inconsistente dispara cruces contra tu renta y tu facturación electrónica, y esos requerimientos consumen semanas.
La rutina que la vuelve trámite #
- Al crear cada proveedor o cliente: RUT en mano, NIT con dígito de verificación, razón social exacta, dirección y municipio. Es un minuto en el alta y horas ahorradas en marzo. Regla de oro: ningún pago a un tercero que no exista bien creado en el sistema.
- Cada gasto con tercero y concepto desde el día uno: la orden de compra o la factura entra al sistema asociada a su proveedor y a su tipo (compra, servicio, honorario, arriendo). Nada de «varios».
- Cierre mensual corto: conciliación bancaria al día, retenciones del mes cuadradas contra la declaración de retefuente, y un vistazo a terceros nuevos con datos incompletos.
- En diciembre: corte limpio de cuentas por cobrar y por pagar (1008 y 1009), inventario de anticipos sin legalizar, y verificación de que la nómina del año cuadre con lo que irá al 2276.
- En febrero-marzo: exporta, pasa por el prevalidador de la DIAN y presenta antes de tu fecha —los vencimientos van por NIT, típicamente entre finales de abril y mayo. Nada de esto debería requerir reconstruir información: solo exportarla.
Que la información nazca lista para reportar #
El secreto de una exógena sin dolor no está en marzo: está en cómo registras cada peso durante el año. En AlíaCorp cada orden de compra, factura recibida y pago queda amarrado a un tercero con su NIT desde el origen —el sistema no te deja pagarle a un fantasma—, la nómina de cada empleado queda lista para el 2276, y el módulo financiero te da las cuentas por cobrar y por pagar al corte que pide el 1008 y el 1009. Cuando llegue la resolución del año, exportas y validas: la información ya estaba bien desde julio.