La PILA —Planilla Integrada de Liquidación de Aportes— es el pago mensual de salud, pensión, ARL y parafiscales de tu gente. En una oficina es un trámite; en una constructora es un campo minado: rotación alta, personal por obra o labor, jornales, subcontratistas y la clase de riesgo más cara del sistema. Y del otro lado está la UGPP, que cruza tu nómina contra tus planillas con años de retroactividad. Esta guía repasa cómo liquidarla bien y dónde se equivocan las constructoras pequeñas.
Qué estás pagando cada mes #
Sobre el ingreso base de cotización (IBC) de cada trabajador dependiente se liquidan estos aportes:
| Concepto | Total | Empleado | Empleador |
|---|---|---|---|
| Salud | 12,5 % | 4 % | 8,5 %* |
| Pensión | 16 % | 4 % | 12 % |
| ARL (obra civil: clase V) | 6,960 % | — | 6,960 % |
| Caja de compensación | 4 % | — | 4 % |
| SENA | 2 %* | — | 2 %* |
| ICBF | 3 %* | — | 3 %* |
* Exoneración del artículo 114-1 del Estatuto Tributario: las sociedades no pagan el 8,5 % de salud del empleador, ni SENA, ni ICBF por los trabajadores que devenguen menos de 10 salarios mínimos. Para el grueso del personal de obra, esa exoneración aplica. Además, quienes ganan 4 o más salarios mínimos aportan un punto adicional al Fondo de Solidaridad Pensional.
Importante:La clase de riesgo no es de la empresa: es de cada centro de trabajo. Tu personal administrativo puede cotizar ARL en clase I (0,522 %), pero oficiales, ayudantes y todo el que pise la obra cotiza en clase V (6,960 %). Registrar la obra bajo la tarifa de la oficina «para ahorrar» es el hallazgo clásico de la UGPP, y frente a un accidente grave el ahorro sale carísimo.
Tipos de cotizante que vas a usar #
- Dependiente (tipo 01): la regla general para todo el que tenga contrato laboral, incluido el contrato por obra o labor. Que el contrato dure seis semanas no lo vuelve «informal»: se afilia y cotiza igual que uno a término indefinido.
- Independiente con contrato de prestación de servicios: cotiza sobre el 40 % del valor mensualizado del contrato. Ojo: si su actividad es de riesgo IV o V —como casi todo en obra—, la afiliación y el pago de la ARL corren por cuenta del contratante, no del contratista (Decreto 723 de 2013).
- Aprendices SENA: en etapa lectiva se aporta solo salud; en etapa productiva, salud y ARL.
- Trabajadores por días o jornales sueltos: existe cotización por semanas para quien trabaja períodos inferiores al mes, pero tiene requisitos estrictos. Si la persona te trabaja de corrido, es un dependiente normal y cotiza mes completo.
El IBC: qué entra y qué no #
El IBC es el salario más todo lo que lo constituye: horas extras, recargos nocturnos y dominicales, comisiones y bonificaciones habituales. En construcción esto importa más que en cualquier otro sector, porque las extras y los recargos son parte normal del ingreso de un oficial: liquidar la PILA sobre el básico dejando las extras por fuera es subcotizar, y la UGPP lo detecta cruzando contra tu nómina electrónica.
- No entra al IBC: el auxilio de transporte (sí entra a prestaciones sociales, pero no a seguridad social).
- Pagos no salariales pactados (bonos extralegales, auxilios): valen, pero con límite. Por la Ley 1393 de 2010, la parte no salarial que exceda el 40 % de la remuneración total se suma al IBC.
- Piso y techo: el IBC mínimo es 1 salario mínimo mensual (proporcional si la novedad de ingreso o retiro parte el mes) y el máximo son 25.
Novedades: donde la rotación de obra cobra factura #
Cada movimiento del mes se reporta en la planilla como novedad: ingreso (ING), retiro (RET), vacaciones (VAC), incapacidad general (IGE), licencia de maternidad o paternidad (LMA), suspensión (SLN). En una constructora con cuadrillas que entran y salen por fases de obra, el volumen de novedades es alto y es donde más se paga de más o de menos: un retiro no reportado significa seguir pagando aportes de alguien que ya no está; un ingreso reportado tarde, un trabajador sin cobertura el día que se accidenta.
La disciplina que funciona: la novedad se registra el día que ocurre —en el sistema de nómina, no en la memoria del que liquida— y la planilla del mes se arma desde la nómina, nunca al revés.
Los 5 errores que más cuestan #
- Clase de riesgo de oficina para personal de obra. Ya lo dijimos, pero es el error número uno y se repite: clase V para todo el que esté en obra.
- «Todo el mundo por prestación de servicios». Si la persona cumple horario, recibe órdenes y pone tú las herramientas, es contrato realidad: la UGPP y un juez laboral lo reclasifican como dependiente, con aportes retroactivos, prestaciones e intereses. El contrato por obra o labor existe exactamente para este caso y cuesta menos que la contingencia.
- Liquidar sobre el básico ignorando extras y recargos. El IBC es mensual y variable; tu software de nómina debe recalcularlo cada período.
- No cruzar nómina contra PILA. Si liquidas la nómina en un Excel y la planilla en el operador, tarde o temprano divergen. Ese descuadre es exactamente lo que fiscaliza la UGPP.
- Pagar tarde. La fecha límite depende de los dos últimos dígitos del NIT, en los primeros días hábiles del mes siguiente. La mora genera intereses y, peor, te deja expuesto: si ocurre un accidente de trabajo con la planilla en mora, el empleador puede terminar asumiendo prestaciones que la ARL habría cubierto.
Nómina y PILA desde la misma fuente #
Casi todos los errores de esta lista tienen la misma raíz: la nómina vive en un lado y la planilla se digita en otro. En AlíaCorp la nómina de cada período —básico, extras, recargos, novedades de ingreso y retiro— calcula el IBC de cada trabajador con las reglas vigentes, y de ahí sale la liquidación de aportes lista para tu operador de PILA. Un solo origen de datos: lo que pagaste de nómina es lo que cotizas, y el cruce que haría la UGPP ya lo hiciste tú.